Manfred Vogels (Beeline): “HR en inkoop moeten weer bij elkaar komen”

Wie is verantwoordelijk voor het extern talent? Deze hamvraag hield econoom en flex-expert Wim Davidse voor aan Manfred Vogels, vicepresident EMEA-markten Beeline, tijdens de webinarweek van Werf& en ZIPconomy.

Beeline is een van marktleiders in de wereld op het gebied van vendor management systemen (VMS); een systeem dat het inhuurproces van externe professionals en het inkopen van HR-diensten ondersteunt. Manfred Vogels zit regelmatig met inkopers en hoofden HR van grote opdrachtgevers om de tafel. Een vraag van klanten die telkens terugkeert: wie is er nou eigenlijk verantwoordelijk voor de flexwerkers?

Voordat hij die beantwoordt, schetst Vogels eerst een paar belangrijke ontwikkelingen in de wereldmarkt: “Door het verslechterende economische klimaat is er een voorzichtigheid in de markt. Grote investeringen worden op de lange baan geschoven. De focus ligt op winstgevendheid en kostenbeheersing.”

Dat vertaalde zich de afgelopen jaren in een dalende trend in de externe inhuur. “Die daling begon in het laatste kwartaal van 2022, na de coronacrisis, en heeft zich daarna doorgezet. Het derde kwartaal van 2024 was er een daling van 9,1% ten opzichte van de periode van vorig jaar, een forse daling. Nu doet zich de vreemde paradox voor dat personeelstekort en de flexibilisering nog steeds oplopen bij een dalende trend in de inhuur.”

Wat zie je als gevolg daarvan in de praktijk bij klanten gebeuren?

Tot 2023 zag Vogels het eigenaarschap over flex verschuiven van procurement naar HR. Hij maakte bij zijn klanten mee hoe HR een grote rol kreeg in workforce planning en strategisch total talent management. “Nu wordt die ontwikkeling weer teruggedraaid. Procurement krijgt steeds meer het eigenaarschap toegeworpen. Het is een soort reflex, als de focus ligt op kostenbesparing, komt procurement in de regie.”

Waar Vogels een paar jaar geleden nog aan tafel zat bij HR, schuift hij nu weer steeds vaker aan bij procurement. “We zien het ook aan het soort rapporten die uit ons systeem worden uitgelezen. Dat zijn niet de rapporten over workforce planning en dat soort zaken, maar die over leveranciers en hun tarieven. Er vindt duidelijk een verschuiving plaats.”

Hij hoopt dat procurement die kostenbesparing niet op de traditionele manier aanpakt: de marges van de leverancier omlaag praten. “Dat werkt niet ik in deze krappe arbeidsmarkt. Op de korte termijn zullen uitzenders misschien buigen, omdat ze die grote opdrachtgever te vriend willen houden. Maar op de lange termijn is het een doodlopende weg. Het houdt een keer op.”

Want zelfs nu de economie zo is afgekoeld, is de arbeidsmarkt nog steeds super krap én stijgen de loon- en overige kosten van flexbureaus aanzienlijk. Druk op marge en prijs is dan snel te veel druk. En dat is enorm ineffectief met het oog op de relatie als straks de economie weer zal aantrekken. “De winst die je nu pakt, krijg je straks als een boemerang terug.”

Waar liggen dan je kansen? Hoe moet je het wél aanpakken? 

Vogels: “Het probleem is dat procurement soms te veel focust op waar haal ik ze vandaan tegen welke prijs. Terwijl de aandacht zou moeten gaan naar de totale workforce. Ga daar strategisch over nadenken. Welke segmenten wil je per se met vast personeel doen en welke flexibel, en waarom? En wat is het voordeel daarvan? Wat kan je uitbesteden en hoe ga je dat doen? Als je dat hele proces onder controle hebt, brengt je dat veel meer dan wanneer je alleen maar op het einde van het proces op die prijs zit.”

Een Total Talent Management-benadering dus?

“Precies. Daar ligt een enorm potentieel. En dan komt je toch uiteindelijk uit bij HR. Want dat is het domein van HR. En HR zou deze discussies moeten aanzwengelen, niet inkoop. Persoonlijk denk ik dat HR uiteindelijk de aanjager of de owner moet zijn van de inhuur van vast én flex en hoe je dat vormgeeft binnen een organisatie. Maar natuurlijk kan HR dat niet alleen.”

Een nog belangrijkere vraag die bij de TTM-benadering past, is volgens Vogels: wát zoek ik? “Heel veel organisaties werken volgens het principe “wie zoek ik”? Ik zoek Wim. Want hij heeft vorig jaar al een opdracht gedaan, hij is goed en kent ons bedrijf en Wim moet maar lekker bij ons weer terugkomen.”

De vraag die je volgens hem eerst moet stellen – en die nog vaak achterwege blijft – is: wat willen wij eigenlijk dat Wim gaat doen en is hij daar wel geschikt voor? Zijn er alternatieven? Hébben we wel ingehuurd talent nodig om deze projecten in te richten? Deze transformatie van ‘wie zoeken we’ naar ‘wat zoeken we’ ziet Vogels nog weinig in de praktijk terug.

Hoe komt het dat je dat zo weinig ziet?

Het probleem bij de invoering van TTM is dat de verantwoordelijkheid binnen organisaties vaak onduidelijk is. En dat heeft volgens Vogels alles te maken met hoe centraal het proces is ingeregeld. “Geef je de eindgebruiker, diegene die uiteindelijk iemand nodig heeft, een grote mate van beslisbevoegdheid, dan wordt het al snel weer een verhaal van ‘ik ken nog iemand’ of ‘ik ken een leverancier’.” Zijn devies: laat je inhuur niet aan de business, maar centraliseer daar waar mogelijk.

Wil je de transformatie maken, leg dan het eigenaarschap neer bij een combinatie van HR en inkoop. Dat is een lastig verhaal, beseft ook Vogels. Zoiets doe je als bedrijf niet overnight. Daarvoor moet je een veranderingstraject inzetten. Managers zijn gewend hun eigen inhuur te regelen. Ze beschikken over een eigen netwerk van favoriete leveranciers en kandidaten. TTM vraagt om transparantie, flexibiliteit, besluiten op een centraal niveau. Daar zit weerstand. “En toch, als je die transformatie weet te maken, heb je een enorm potentieel. Dat wijst de praktijk gewoon uit.”

In zijn ideale wereld ligt er een heel duidelijke strategie hoe de workforce eruit moet komen te zien. “In de ideale situatie gaat HR met de business in dialoog. Zo van: ik zie dat je een profiel senior java developer vraagt, maar als ik kijk naar de profielen van de laatste jaren, dan zou dat ook een junior developer kunnen zijn.”

Inkoop komt pas in beeld nadat je al die stappen doorlopen hebt, vervolgt Vogels. “Zo benut je het volle potentieel. Dan zijn je besparingen groter dan die 1 of 2 procent die je bespaart door te drukken op de marge van de leverancier.”

VMS helpt bij zoeken naar skills-based matching

De transformatie naar skills-based hiring is best een ingewikkelde stap. Die kun je accelereren met de inzet van een VMS-systeem, zegt Vogels. Helemaal interessant wordt het als een VMS AI-tooling bevat. AI laat je via modellering van de data uitspraken over de toekomst doen. Met zo’n VMS breng je dan niet alleen al je inhuur in kaart, het systeem helpt je ook keuzes te maken. Hoe mooi is het als een VMS je kan helpen bij het definiëren van het juiste profiel. Of nog een stap verder, als een VMS ondersteuning biedt bij het definiëren van de skills die jouw bedrijf nodig heeft?”

De technologie is al best ver, vertelt Vogels. “We hebben het al niet meer over platte analyses van wat iemand schrijft iemand op zijn cv. AI knoopt meerdere datasources aan elkaar, analyseert en laat de mogelijkheden zien.  . Zo kun je bijvoorbeeld weten hoe vergelijkbare kandidaten met een vergelijkbare achtergrond in een bepaalde rol hebben gefunctioneerd. Ons uiteindelijke doel is dat alle mensen die bij het inhuren van flex betrokken zijn op beslissingsmomenten een educated choice krijgen.”

“Laat de technologieën voor je werken”, besluit Vogels. “Als je geen VMS hebt, schaf er een aan, of die van Beeline is of van een ander, ga er in ieder geval mee aan de slag. En als je er een hebt, kijk hoe samen met je aanbieder dat inhuurproces verder kunt optimaliseren.”

Bekijk hieronder het webinar: