Prijsmodellen bij aanbestedingen blijven voer voor discussie

Dat zeker de helft van de organisaties bij het doen van een aanbesteding de hulp inroept van een inkoopadviesbureau geeft aan dat organisaties zelf niet goed weten hoe ze dit moeten aanpakken. “De kennis bij klanten (aanbestedende diensten, red.) is bedroevend beperkt”, zegt een van de inkoopadviseurs.

Gevolg: in de praktijk komt het regelmatig voor dat in een aanbesteding A wordt gevraagd (uitvraag), maar eigenlijk B wordt bedoeld (inhuurbehoefte) en vervolgens prijsmodel C wordt gehanteerd.

Prijsmodellen

Om het wat inzichtelijker te maken, dit zijn de prijsmodellen die nu in de markt worden gehanteerd:

• Brokersfee; contracting fee met of zonder searching fee (werving en selectie)
• MSP-fee; een fee per uur voor alles (sourcing en contracting)
• Vrije marge o.b.v. een minicompetitie (evt. met functiehuis)
• Maximale marge; beperkt tot x€ of x% (en/of voor een bepaalde duur)
• Omrekenfactor; RVO hanteert bijvoorbeeld een Rekenfactor gemiddeld tarief
• Richtlijnentarief; een bekend voorbeeld is de Labor Redimo-tarieventool (een mix van sourcing fee en na 800 uur terug naar contractmanagement fee (incl. % korting op afgegeven tarieven))

Klacht van de leveranciers is overigens dat bij de keuze voor een bepaald inkoopadviesbureau de klant (aanbestedende dienst) ook meteen het prijsmodel krijgt waar dat bureau voor kiest.

Dienstverleningsmodellen

Welke prijs voor de service van de intermediair dient te worden betaald hangt natuurlijk af van wat de dienstverlening inhoudt. Gaat het puur om contractmanagement (brokering), of ook om het werven en selecteren van kandidaten (sourcing)? Of verwacht de aanbestedende dienst van een derde partij dat die de hele organisatie van de inhuur op zich neemt, inclusief leveranciersmanagement (managed service provider (MSP)), inclusief het gebruik van een vendor management systeem (VMS)? Wat het lastig maakt is dat er steeds meer hybride vormen ontstaan; brokers die hun dienstverlening uitbreiden en zich presenteren als broker+ of MSP-light. De grote vraag voor aanbestedende diensten is: welke inhuurbehoefte is er en welk dienstverleningsmodel past het best daarbij?

Lees ook: MSP, broker, Master Vendor – wat is eigenlijk het verschil?

Gunnen op marge

Uitgangspunt bij aanbestedingen is dat de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI), ook wel beste prijs/kwaliteit-verhouding.

Dat dit in de praktijk lang niet altijd gebeurt, blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE) een klacht van Harvey Nash over een aanbesteding door de Provincie Noord-Holland twee jaar geleden gegrond heeft verklaard. Door niet naar de prijs (eindtarief ingehuurde professional) te kijken, maar uitsluitend naar de marge (van de leverancier), leidt deze manier van aanbesteden niet tot de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

“De prijsmodellen zijn eigenlijk gunningsmodellen, want alleen de marge wordt uitgevraagd”, stelt Thijs Maters (Harvey Nash). “Er is in de markt veel te veel focus op de marge (van de intermediair), terwijl het gaat om de EMVI.” Hij wijst op een vergelijkbare situatie, actuele rechtszaak die nu loopt over een aanbesteding door de Gemeente Deventer. De Gemeente Deventer geeft aan niet bekend te zijn met de hoogte van de eindtarieven en vraagt daarom de marge (van brokers) uit. “

Volgens inkoopadviseurs komt dit doordat de aanbestedende diensten de arbeidsmarkt niet voldoende kunnen doorgronden, waardoor de kennis van wat een redelijk tarief is ontbreekt. Zeker als je bepaalde specialisten nodig hebt op een steeds krappere arbeidsmarkt is dat moeilijk in te schatten, stelt een inkoper van een grote energiemaatschappij. Daarbij komt bij dat gegunde aanbestedingen meerdere jaren lopen. “Je weet niet wat je nu, en vooral straks, moet betalen. Toch wil je competitie in de aanbesteding inbouwen. Dus is het logisch dat je naar de marge van leveranciers kijkt.”

Volgens Thijs Maters is selecteren op eindtarief toch beter en best mogelijk door het regelmatig (jaarlijks) benchmarken van tarieven.

Bovib-voorzitter Saskia Kapper geeft als alternatief dat een bedrijf ook per functiegroep een tabel als basis kan hanteren, waarop de inschrijvende partij een omrekenfactor kan loslaten.

Sarah Goossens (Harvey Nash) vult aan dat dat er niet alleen naar de prijs op het moment van gunning gekeken moet worden, maar ook naar het managen van de prijs gedurende de looptijd van het contract. Het herijken en benchmarken is nodig om de prijs te laten meebewegen met de markt.

Lees ook: Fee als gunningscriterium bij aanbestedingen – waarom niet?

Kwaliteit controleren?

Een juiste prijs afspreken is één ding, het leveren van kwaliteit is niet minder belangrijk. Bij de gunning wordt scherp gekeken naar prijs/kwaliteit, maar gedurende de looptijd van een contract verslapt het contractmanagement door de leverancier en de controle op kwaliteit vaak. “Hoe zorg je ervoor dat leveranciers nakomen wat is afgesproken? Dat is wat er leeft bij mijn klanten op dit moment”, zo merkt een inkoopadviseur op.

Advies van de intermediairs: spreek heldere KPI’s af en neem een leverplicht mee, bijvoorbeeld de leverancier moet 8 van de 10 kandidaten leveren tegen het afgesproken tarief. Presteert een gegunde partij niet, dan kan via de wachtkamerovereenkomst een andere leverancier (die bij de aanbesteding net buiten de boot is gevallen) ingeschakeld worden.

Volgens een aanwezige jurist die ervaring heeft met wachtkamerovereenkomsten blijkt de praktijk echter weerbarstig. Vooral overheden beginnen hier liever niet aan omdat je in een welles/nietes-discussie belandt en hen dan slecht opdrachtgeverschap wordt verweten.

Houd het simpel!

Karl van der Horst (Compliance Factory) adviseert aanbestedende diensten: focus op kwaliteit, doe eerst een duidelijke uitvraag, daarna volgt pas tariefonderhandelingen en laat de leverancier zijn prijsmodel goed onderbouwen.
Houd het dan simpel en leg het goed uit, stelt een van de intermediairs, die stelt dat juist inkoopadviesbureaus daarbij een belangrijke rol zouden moeten spelen.

Want de praktijk van aanbestedingen voor de inhuur van personeel is al lastig genoeg. Men ziet dat aanbestedende diensten niet goed weten wat ze precies moeten uitvragen en daarom maar heel veel leveranciers uitnodigen. Tegelijkertijd schrijven steeds minder leveranciers in op aanbestedingen als zij van tevoren al weten dat op de laagste marge wordt gegund. ‘Voor een marge van een € 0,25 of een paar euro kun je geen goede dienstverlening verwachten’, stelt een van de deelnemers aan het rondetafelgesprek.’ Kwaliteit kost geld!

Lees ook: Prijsmodellen bij aanbestedingen moeten eerlijker worden en recht doen aan intermediaire dienstverlening