De Europese AI-Verordening: wat MSP’s zeker moeten weten en doen

Zoals blijkt uit onze eerdere bijdragen vallen AI-systemen voor werving en selectie en voor personeelsbeheer vanaf augustus 2026 onder de categorie van AI-toepassingen met een hoog risico. Zeker voor Managed Service Providers (MSP’s) en bedrijven die Vendor Management Systems (VMS) aanbieden of gebruiken is het cruciaal om hun specifieke impact op fundamentele rechten en arbeidskansen van individuen goed te begrijpen. Hun evaluatie en analyse zal zeker uitmonden in noodzakelijke aanpassingen en nieuwe best practices. Hier alvast een voorproefje, een beknopte aanzet…

We kunnen hier uiteraard geen volledigheid garanderen; beschouw deze bijdrage daarom voornamelijk als een wake up call.

Mogelijke toepassingen

Als AI-toepassingen bij MSP en VMS kunnen we denken aan allerlei mogelijkheden:

• voor automatisering van routinetaken en interviewplanning
• voor gebruik in wervings- of selectieprocessen en op gepersonaliseerde onboarding platforms
• voor de verbetering van de leveranciers – en kandidatenervaring via real time chatbots
• voor het plaatsen van gerichte vacatureadvertenties of het aanbieden van gepersonaliseerde jobaanbevelingen
• voor het analyseren en filteren van sollicitaties zoals cv screening
• voor voorspellende analyses van de succesindicatoren
• voor het evalueren van kandidaten
• voor het monitoren en evalueren van prestaties en gedrag via performance tracking
• voor het opvolgen van activiteiten op sociale netwerken
• voor analyses van datagegevens en voorspellingen van trends en ontwikkelingen
• …

MSP’s en VMS-aanbieders die AI-technologieën ontwikkelen of implementeren voor hun klanten, worden onder de AI Act beschouwd als ‘providers’ . Veel van hun AI-systemen zullen onder de categorie ‘hoog risico’ worden geclassificeerd. Allerlei AI-toepassingen in recruitment, cv-screening, of personeelsplanning moeten dan mogelijk worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe eisen. Voor veel MSP’s en VMS-aanbieders kan de AI Act dus leiden tot een heroverweging van hun huidig diensten- en productenaanbod.

MSP’s en VMS-aanbieders die AI-technologieën ontwikkelen of implementeren voor hun klanten, worden onder de AI Act beschouwd als ‘providers’ . Veel van hun AI-systemen zullen onder de categorie ‘hoog risico’ worden geclassificeerd.

Denk aan deze verplichtingen

We doen een poging om de verplichtingen zo concreet mogelijk naar de MSP’s en VMS-en zelf toe te schrijven. Maar het blijven voorbeelden. Het ontslaat de betrokken lezer niet van de taak om er ook de concrete teksten bij te nemen.

1. De manier waarop personeelsdata wordt verzameld, verwerkt en opgeslagen moet voldoen aan de strengere eisen voor datakwaliteit en privacy.
2. MSP’s  en VMS-en moeten gedurende de hele levenscyclus van het AI-systeem continue en robuuste monitoring- risicobeheer- en kwaliteitsmanagementsystemen toepassen om bias, fouten en onbedoelde gevolgen tijdig te detecteren.
3. MSP’s  en VMS-en moeten maatregelen nemen om de kwaliteit en representativiteit van de gebruikte data te waarborgen, en om biassen of vooringenomenheid te minimaliseren.
4. MSP’s  en VMS-en moeten instaan voor een automatische logging van hun AI-activiteiten Ook moeten ze uitgebreide technische documentatie bijhouden, alsook documentatie van alle conformiteitsbeoordelingen.
5. MSP’s en VMS-en moeten in hun klantencommunicatie duidelijke gebruikersinstructies verstrekken aan de gebruikers (deployers) van hun AI-systemen.
6. Hun AI-systemen moeten altijd menselijk toezicht en audits mogelijk maken en faciliteren.
7. MSP’s en VMS-en moeten de nauwkeurigheid, robuustheid en cyberveiligheid van hun AI-systeem kunnen garanderen.
8. MSP’s en VMS-en moeten binnen de organisatie een formele AI-governance structuur opzetten, met duidelijke verantwoordelijkheden en besluitvormingsprocessen rond AI-ontwikkeling en -gebruik.
9. MSP’s en VMS-en moeten zorgen voor uitgebreide documentatie van AI-systemen, inclusief trainingsdata, algoritmen en besluitvormingsprocessen. Die traceerbaarheid  is cruciaal voor transparantie en auditdoeleinden.
10. MSP’s en VMS-en moeten regelmatig risicobeoordelingen en impactanalyses uitvoeren om de potentiële negatieve effecten van  hun AI-systemen te identificeren en te mitigeren.

Onze praktijktips naar de eindgebruiker

We eindigen met een reeks aandachtspunten naar de eindgebruikers:

1. Informeer uw gebruikers van recruitment- en HR-processen duidelijk wanneer ze interactie hebben met een AI-systeem.
2. Zorg ervoor dat een impactvolle HR-beslissing van een AI-systeem altijd uitlegbaar is
3. Bied kandidaten of werknemers toegang tot betekenisvolle informatie over de logica achter een AI-beslissing die hen rechtstreeks aangaat.
4. Verzamel en verwerk alleen de data die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van het AI-systeem.
5. Waarborg de privacy en zorg voor effectieve mechanismen waarmee individuen hun inzage of rectificatierechten onder de AVG kunnen uitoefenen.