Vrije vervanging: zo regel je een vervanger als zzp’er

Wat houdt vrije vervanging voor zzp’ers in?

Vrije vervanging houdt in dat een zzp’er zelf verantwoordelijk is voor het regelen van vervanging bij ziekte, vakantie of andere afwezigheden. Dit betekent dat je als zelfstandig ondernemer de vrijheid hebt om iemand anders in te schakelen voor de uitvoering van jouw opdracht, zolang deze vervanger de opdracht goed uitvoert. Op deze manier is de opdrachtgever verzekerd van de voortgang van het werk.

Ook helpt het om schijnzelfstandigheid te voorkomen als je aangeeft dat er van vrije vervanging sprake is. Zo heeft de Belastingdienst de modelovereenkomst vrije vervanging in het leven geroepen waarmee je dit gemakkelijk met opdrachtgevers overeenstemt. Maar sinds 1 januari 2024 is de modelovereenkomst vrije vervanging door de Belastingdienst ingetrokken.

Modelovereenkomst vrije vervanging vervalt. En nu?

De modelovereenkomsten vrije vervanging zijn ingetrokken omdat er in de praktijk te veel onduidelijkheid en juridische onzekerheid is over de toepassing ervan. De Belastingdienst en de arbeidsmarktautoriteiten hebben geconstateerd dat de modelovereenkomst vaak niet goed werd nageleefd. Mogelijk komen er in de toekomst nieuwe modelovereenkomsten gebaseerd op andere kenmerken van schijnzelfstandigheid.

Dit heeft tot gevolg dat vaste werknemers als zelfstandigen werden behandeld, en dus geen aanspraak op secundaire arbeidsvoorwaarden maken. Het Deliveroo arrest bevestigde dat de modelovereenkomst vrije vervanging niet deed wat het beloofde. Dit arrest was een rechtszaak waar werd geoordeeld dat de maaltijdbezorgers van Deliveroo als schijnzelfstandigen werkten.

Voor zzp’ers betekent het intrekken van de modelovereenkomst vrije vervanging dat er voortaan meer ‘bewijs’ moet worden aangeleverd dat er geen sprake is van schijnzelfstandigheid. Per 1 januari 2025 wordt de controversiële wet DBA strenger gehandhaafd om schijnzelfstandigheid te voorkomen. Voor zowel zzp’ers als opdrachtgevers betekent dit dat er eventuele naheffingen volgen als hier sprake van is.

Let op: In oktober is er discussie ontstaan over dit besluit. Kamerlid Van Oostenbruggen (NSC) heeft zijn bezwaren geuit tegen het uitfaseren van modelovereenkomsten. Er zijn signalen dat het kabinet overweegt dit voornemen te herzien. Echter, tot op heden is er geen officieel besluit genomen om het uitfaseren van modelovereenkomsten terug te draaien.

Voor- en nadelen van vrije vervanging

Vrije vervanging is dus een belangrijk onderdeel van het zelfstandig ondernemerschap van zzp’ers. Hier zijn de belangrijkste voor- en nadelen van het zelf regelen van een vervanger samengevat in vier kernpunten per categorie.

Vier voordelen van vrije vervanging:

• Controle over kwaliteit: Je mag iedereen kiezen als jouw vervanger. Kies dus iemand die je vertrouwt en waarvan je weet dat deze goede kwaliteit levert.
• Flexibiliteit: Er is geen sprake van vakantie aanvragen. Je mag vrije dagen opnemen wanneer je dat wilt.
• Betere klantrelaties: Zelf een goede vervanger regelen toont dat je je verantwoordelijkheid neemt. Dit laat de klant zien dat je betrokken bent.
• Netwerkuitbreiding: Het zoeken naar een vervanger geeft je de kans om je professionele netwerk uit te breiden.

Vier nadelen van vrije vervanging:

• Tijdsinvestering: Het vinden en instrueren van een geschikte vervanger kost tijd, wat ten koste gaat van je eigen werk.
• Verantwoordelijkheid: Je blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit van het werk van je vervanger, wat risico’s met zich meebrengt.
• Kosten: Het afgesproken uurtarief voor de opdracht wijzigt niet door de komst van een vervanger. Wanneer de vervanger een hoger uurtarief vraagt, kost dit je geld.
• Minder controle: Je hebt minder controle over het werk tijdens je afwezigheid. Misschien werkt je vervanger wel op een hele andere wijze.

Onderscheid tussen vervanging en uitbesteding

Er is belangrijk onderscheid tussen vervanging en uitbesteding. Bij vrije vervanging regel je als zzp’er zelf iemand die jouw werk tijdelijk overneemt, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie. Jij blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit en uitvoering van de opdracht.

Uitbesteding betekent dat je een gehele opdracht of deel ervan door een ander laat uitvoeren. Hierbij draag je de verantwoordelijkheid en controle over aan diegene. Uitbesteding gebeurt vaak wanneer je specifieke expertise mist of je workload wilt verminderen.

• Lees ook: Belastingdienst maakt een einde aan de modelovereenkomst ‘vrije vervanging’

Vrije vervanging en verzekering

Omdat jij bij vrije vervanging de verantwoordelijkheid behoudt voor de vervanger die je werk overneemt, blijf jij ook aansprakelijk voor beroepsfouten of schade die de vervanger veroorzaakt. Het is daarom belangrijk om goede afspraken te maken met je vervanger en duidelijk vast te leggen wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.

Aansprakelijkheidsverzekeringen beschermen je voor deze risico’s. Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering dekt de kosten van schadeclaims die voortkomen uit beroepsfouten. En een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt je tegen materiële schade, wanneer je vervanger bijvoorbeeld een computer omstoot.

Hoe regel je een vervanger voor je opdracht?

Een vervanger regelen voor je opdracht is dus jouw verantwoordelijkheid. Maar hoe doet je dit precies? Op de korte termijn is het nog weleens moeilijk om op tijd een vervanger te vinden. We geven je de vier opties die het beste werken:

• Gebruik je netwerk: Ervaren freelancers zijn vaak al bekend met diverse mede-freelancers die actief zijn in hetzelfde vakgebied. Door met deze concullega’s in contact te blijven, heb je al meerdere potentiële vervangers. Heb je nog geen groot netwerk, bezoek dan af en toe een netwerkevenement binnen je vakgebied.
• Word lid van communities: In vrijwel alle vakgebieden zijn er communities op het internet waar freelancer in contact blijven. Denk aan communities op LinkedIn of de freelance Qommunity.
• Vervanging via platformen: Een platform als Freelance.nl is ook een mogelijkheid. Door je opdracht op het platform te plaatsen krijgen vervangers de mogelijkheid om contact met jou op te nemen. Dit helpt je ook weer met het opbouwen van je netwerk.
• Koude acquisitie: Ga op het internet op zoek naar freelancers en stuur ze simpelweg een e-mail. Het zal je misschien verbazen hoeveel freelancers positief reageren.

Wat als vervanging vinden niet lukt?

Als het niet lukt om een vervanger te vinden, informeer je opdrachtgever direct en bespreek je mogelijke oplossingen. Probeer bijvoorbeeld de deadline te verschuiven of om de opdracht in delen te splitsen. Het is ook een optie om korting aan te bieden om de relatie met de opdrachtgever te behouden.

Het is verstandig om een noodplan te maken voor de toekomst zodat je beter voorbereid bent. Zorg er ook voor dat je altijd een up-to-date netwerk hebt van mogelijke vervangers voor noodgevallen. Goed zelfstandig ondernemerschap betekent altijd voorbereid zijn op het onverwachte.

Je vervanger briefen

Zorg dat je vervanger alle benodigde informatie heeft voordat deze aan de slag gaat. Begin met een duidelijk overzicht van de opdracht, inclusief doelstellingen en deadlines. Lever gedetailleerde instructies en specifieke verwachtingen voor het werk.

Geef toegang tot benodigde documenten en tools. Informeer de vervanger over belangrijke contactpersonen en hoe deze te bereiken zijn. Deel ook relevante achtergrondinformatie over de opdrachtgever en eerdere communicatie die van belang is.

Bespreek eventuele bijzonderheden, zoals lopende problemen of specifieke voorkeuren van de opdrachtgever. Zorg ervoor dat je vervanger weet waar deze terechtkan voor vragen tijdens je afwezigheid. Een goed voorbereide vervanger waarborgt de continuïteit en kwaliteit van het werk. Dit zorgt ervoor dat, ook tijdens jouw afwezigheid, je opdrachtgever tevreden is over je werk.