Bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken: zo bereid je je voor op controles op schijnzelfstandigheid

De Belastingdienst is sinds 1 januari 2025 met hernieuwde energie aan de slag met controles op schijnzelfstandigheid. Wie mensen inhuurt als zzp’er voor werk dat zij niet zelfstandig uitvoeren, kan boetes en naheffingen krijgen. Hoe verloopt zo’n controle? En hoe weet je of je inderdaad een zzp’er mag inhuren of dat je iemand in dienst moet nemen? In dit artikel geven wij van W&RK Advies een handleiding.

Bedrijfsbezoek en boekenonderzoek

De Belastingdienst controleert bedrijven via bedrijfsbezoeken of boekenonderzoeken op de juiste kwalificatie van arbeidsrelaties. Kort geleden publiceerde de Belastingdienst versie 5.0 van de Handleiding Bedrijfsbezoeken en Boekenonderzoeken. Daarin staat hoe controles verlopen.

De inspecteurs gebruiken voor de inspectie deze methodes:

Eerst een waarschuwing

Houdt een inspecteur een bedrijfsbezoek en vermoedt hij schijnzelfstandigheid, dan krijgt de opdrachtgever eerst een waarschuwing. De Belastingdienst kan ook waarschuwingen geven als zij tijdens een boekenonderzoek een vermoeden van schijnzelfstandigheid hebben, bijvoorbeeld tijdens een BTW-controle.

Deze boekenonderzoeken en bedrijfsbezoeken vinden plaats via zogenaamde risicogerichte controles. De inspecteurs houden steekproeven en gebruiken detectiemodules om te bepalen bij wie ze op onderzoek uitgaan. Ook reageren ze op klachten.

Zo verloopt een bedrijfsbezoek in het kader van schijnzelfstandigheid

Een bedrijfsbezoek is een eerste, relatief lichte vorm van controle waarbij de Belastingdienst fysiek langskomt. De inspecteur gaat met de opdrachtgever in gesprek over arbeidsrelaties. Een bedrijfsbezoek leidt niet direct tot boetes of naheffing, maar kan resulteren in een waarschuwing of een vervolgonderzoek.

De belastingdienst hanteert het volgende stappenplan voor een bedrijfsbezoek:

Checklist voorbereiding op een bedrijfsbezoek

1. Controleer de overeenkomsten: Gebruik goedgekeurde modelovereenkomsten als je werkt met zzp’ers. Zorg dat je in de praktijk werkt volgens de afspraken op papier.
2. Analyseer werkrelaties: Zorg dat je weet aan welke criteria arbeidsrelaties moeten voldoen en hoe je ze moet documenteren.
3. Houd een interne audit: Voer periodieke controles uit om risico’s op schijnzelfstandigheid te verkleinen.
4. Voer een beheersingsmodel in: Zo’n model helpt je risico’s te identificeren en preventiemaatregelen te nemen.

Zo verloopt een boekenonderzoek bij vermoeden van schijnzelfstandigheid

Een boekenonderzoek is een controle gericht op de loonadministratie en belastingaangiften. De Belastingdienst hanteert het volgende stappenplan voor een bedrijfsbezoek:

Checklist voor voorbereiding op een boekenonderzoek

1. Houd je administratie op orde: Zorg dat je contracten, facturen en loonadministratie correct bijhoudt.
2. Borg zelfstandigheid. Zorg ervoor dat je kunt aantonen dat ingehuurde krachten echte zelfstandigen zijn.
3. Win advies in bij een fiscaal adviseur om risico’s te beperken.
4. Bereid je voor op audits: Richt processen in om controles soepel te laten verlopen.

Beheersingsmodel

Bij zowel een bedrijfsbezoek als een boekenonderzoek is het belangrijk dat je een beheersingsmodel kunt laten zien. Zo’n beheersingsmodel geeft je inzicht in de risico’s op schijnzelfstandigheid binnen de organisatie, helpt je om die risico’s te verkleinen en zorgt dat je voorbereid bent op controles van de Belastingdienst.

Een effectief beheersingsmodel bestaat uit documentatie, interne controlemechanismen en periodieke evaluatie. Bij W&RK Advies hebben we veel ervaring met het opstellen van zulke beheersingsmodellen. Neem contact op voor meer informatie. 

Onderdelen van een beheersingsmodel

Stapsgewijze aanpak voor het kwalificeren van arbeidsrelaties

De belastingdienst hanteert voor het kwalificeren de Vragenlijst beoordeling arbeidsrelaties (2025). Die vragenlijst is gebaseerd op het Deliveroo-arrest. Let op dat deze criteria in onderlinge samenhang moeten worden beschouwd (de zogenoemde “holistische benadering”). De Belastingdienst let vooral op hoe jullie in de praktijk samenwerken en minder op wat er op papier staat.

Bij controles gebruikt de inspecteur de volgende beslisboom:

N.B. Wij baseren ons hier op de Handleiding Bedrijfsbezoeken en Boekenonderzoeken. We verwachten dat de beoordeling op de onderdelen “Inbedding” en “Commercieel risico” naar aanleiding van het recente Uber-arrest enigszins wordt aangepast, maar de aanpak zal niet wezenlijk veranderen.

Beslisboom: is er sprake van een zelfstandige arbeidsrelatie?

1. Identificatie van de arbeidsrelatie

• Wat is de aard en duur van de werkzaamheden?
• Wordt er gewerkt met goedgekeurde modelovereenkomsten?

2. Controle op gezagsverhouding

• Geeft de opdrachtgever instructies over hoe het werk wordt uitgevoerd?
• Heeft de opdrachtnemer vrijheid in werkuren en locatie?

3. Inbedding in de organisatie

• Zijn de werkzaamheden onderdeel van de kernactiviteiten van het bedrijf?
• Werkt de opdrachtnemer samen met werknemers binnen de organisatie?

4. Persoonlijke uitvoering

• Mag de opdrachtnemer zich laten vervangen zonder toestemming van de opdrachtgever?

5. Commercieel risico

• Draagt de opdrachtnemer financieel risico bij fouten of klachten?
• Heeft de opdrachtnemer meerdere opdrachtgevers en investeert hij in bedrijfsmiddelen?

6. Beloning en contractvoorwaarden

• Hoe wordt de opdrachtnemer betaald? Per uur, per project?
• Zijn er arbeidsvoorwaarden zoals doorbetaling bij ziekte of vakantiedagen?

Wij van W&RK Advies hebben een nog uitgebreidere, gemakkelijk toepasbare aanpak ontwikkeld voor het kwalificeren van zzp’ers: het zogenoemde Eindexamenmodel. Wil je daar meer over weten, neem dan contact op.

Conclusie

Met deze stappenplannen en checklist kunnen bedrijven zich goed voorbereiden op bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken. Een goede voorbereiding, het hanteren van duidelijke criteria en een gedegen administratie helpen bedrijven aan de regels te voldoen en het risico op naheffingen te beperken. Heb je nog geen beheersingsmodel? Ga er vandaag nog mee aan de slag om naleving te waarborgen en toekomstige problemen te voorkomen.

Webinar Week

Meer weten? Tijdens de Werf& en ZiPconomy Webinar Week laat Patrick Tom, directeur van inspectie-instelling Bureau Cicero, zien hoe een inspectie niet alleen helpt bij risicobeheersing, maar ook waarde toevoegt aan zowel inlenende als uitlenende organisaties. Schrijf je hier in!

Ook leer je tijdens de Webinar Week hoe het zit met nieuwe uitzendwetgeving. Alexander Kist bespreekt met Maarten Tanja (Köster Advocaten) wat je te doen staat, ook als je denkt dat je niet onder het nieuwe uitzendregime valt. Meld je hier gratis aan.